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Vaga para Assistente de  Equipa

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Breve  Descrição / Objectivo do Trabalho

O Assistente de  Equipa  será responsável pela   prestação de assistência  administrativa e  serviços de  apoio, com   impacto na   eficácia  e   bom  funcionamento  da   equipa  de   Gestão, incluindo a  reservas de  viagens SAP,  pagamentos, contactos com  fornecedores, correio electrónico e  calendarização, apoio

operacional geral e coordenação eficaz das  actividades.

Principais Responsabilidades

Apoio geral  à administração

  • Assegurando um nível de apoio administrativo extremamente eficaz para as equipas/departamento;
  • Ser responsável por  uma variedade de  actividades, desde tarefas administrativas básicas, desde à  resolução de problemas e tratamento de  diversas questões, até mesmo à contribuição activa em projectos;
  • Estabelecer, manter e desenvolver, conforme  apropriado, sistemas e processos eficientes de assistência a equipas, para assegurar o apoio adequado e funcional.

Planeamento e coordenação de reuniões

  • Fornecer apoio administrativo na organização de reuniões e elaboração de  actas das  mesmas, apoiando a monitoria de acções e implementação;
  • Gerir a agenda e as reuniões do Director Geral e dos Gestores Seniores, assegurando a  utilização  eficaz   do   tempo  e  a preparação da informação com antecedência;
  • Agir como o ponto focal  para o  Director Geral  e  para os Gestores Seniores, avaliar as  prioridades e  trabalhar proactivamente com  as  muitas exigências divergentes das equipas de Gestão.

Gestão de clientes / fornecedores e orçamento

  • Ser um   ponto  de   referência  em   matéria  de   compras e assuntos financeiros;
  • Ser responsável pela  compra  de   material de   escritório e artigos diversos pedidos pelas equipas, utilizando o SAP, e pelo processamento de facturas/despesas;
  • Gerir todos os requisitos de material de escritório e assegurar que as equipas são adequadamente fornecidas;
  • Apoiar as  equipas na  gestão de  orçamentos, incluindo a manutenção  de   registos  actualizados,  a   conciliação da folha de  cálculo da  gestão orçamental, a contribuição para as  previsões trimestrais e a organização do  pagamento de facturas utilizando sistemas financeiros adequados.

Travel Management

  • Ser responsável pela organização e reserva de viagens, hotéis e transportes;
  • Organizar itinerários de viagem e  agenda dos   visitantes, verificar a logística e assegurar que  foram reservados locais ou alojamento adequados, receber os visitantes no local, etc;
  • Processar pagamentos de viagens e reembolsos de despesas;
  • Tratar de     passaportes,    vistos,   cartas   de     condução internacionais, aluguer de automóveis, serviços de roaming, subsídios em moeda estrangeira, se e quando necessário.

Gestão de eventos

  • Ser responsável pela gestão do apoio à equipa na organização de eventos e agendamentos internos/externos;
  • Conectar-se com     vendedores,   expositores,   e    partes interessadas durante o processo de planeamento do evento de modo a garantir que  tudo está em ordem;
  • Gerir todos  os    processos  de    organização,  montagem, desmontagem e  acompanhamento de  eventos e  assegurar que  tudo obedeça às normas da empresa.

Elaboração e apresentação

  • Desenvolver e  elaborar  apresentações   –   principalmente em  PowerPoint –  que  apresentem os  principais objectivos da  empresa, narrando a  história através de  slides simples, concisos, e bem organizados;
  • Utilizar a análise de  dados, desenho gráfico e  ferramentas gráficas e  tecnológicas apropriadas para apresentar informação de  forma rigorosa, acessível e  apelativa, identificando mensagens de forma clara  enquanto incorpora soluções  visuais inteligentes  que   fazem  a  diferença em reuniões de  alto   risco   que   afectam as  principais decisões empresariais.

Qualificações Mínimas e Experiência:

  • 12ª classe com  um   mínimo de  6  anos de  experiência em funções pessoais ou de assistente de equipa;
  • Conhecimentos sólidos na óptica do utilizador em  Microsoft PowerPoint, Outlook, Word  e Excel (utilizamos o PowerPoint para narrar as nossas histórias); Experiência com  infográficos (análise e visualização de dados);

Competências

  • Boa capacidade de comunicação verbal, escrita e interpessoal em Português e Inglês;
  • Competências sólidas de organização e gestão do  tempo; capaz de  gerir   múltiplos projectos  e  agendas com   prazos exigentes;
  • Boa capacidade de comunicar e interagir com todos os níveis de chefia;
  • Excelentes capacidades  organizacionais,  analíticas   e   de resolução de problemas;
  • Experiente e    competente   em     lidar     com     informação extremamente confidencial;
  • Ter sentido  de   urgência.  Deve   ser    capaz  de   trabalhar respeitando os prazos e realizar o seu trabalho num ambiente de ritmo acelerado;
  • Deve ser capaz de gerir múltiplos projectos de elevado nível ao mesmo tempo, e ser flexível para trabalhar mais horas.

Para concorrer, visite a lista de  posições disponíveis, até  ao dia 2 de Março,  no website da sasol, www.sasolcareers.com, clique na  opção Careers  e seleccione  Moçambique para  ter acesso às vagas disponíveis.

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